Sugerencias:
PARA GESTIONAR REUNIONES EFICIENTEMENTE
1
CONVOCATORIA CLARA Y PRECISA:
Desde el momento de la convocatoria exprese claramente horario, fecha, lugar, participantes y objetivos de esta. Asegúrese que cada persona de aviso por escrito que ha recibido la información.
2
PREPARSE CON CALMA:
Llegue al menos 30 minutos antes del inicio de la reunión para preparar todo. Disponga las sillas de forma que las personas puedan sentarse formando un círculo (5 Sugerencias al trabajar en círculo). Y si va a usar proyector (o afines) haga pruebas para confirmar que todo funcione correctamente.
3
AL INICIAR LA REUNIÓN:
Al comenzar, dé la bienvenida.
Presente a quienes no se conozcan. Repase horario y objetivos de la reunión, así como la agenda. Y si puede hacer una acción rompe-hielo no caería mal. Todo esto ayuda a preparar la energía.
4
LLEVE MINUTA DE LO CONVERSADO:
Defina una persona encargada de llevar una minuta con los puntos más relevantes conversados -y, sobre todo- las tareas acordadas con descripción de éstas, sus responsables, y fechas topes de realización. Lea la minuta justo antes de terminar la reunión.
Envíela ese mismo día a las personas interesadas.
5
ACUERDOS SIN EJECUCIÓN NO SIRVEN:
Haga seguimiento a las tareas asumidas por cada persona y avise con la mayor antelación posible fecha, horario, lugar y objetivos de siguiente reunión (si es que la hubiera).
Recuerde, es desmotivador asistir a reuniones que uno sienta que luego no se concretan en acciones.
